Hai mai avuto la sensazione di non avere più il polso di ciò che accade all’interno della tua impresa? Magari perché i risultati non sono in linea con quanto attendevi di realizzare, oppure perché non vi è la giusta collaborazione tra i diversi reparti, o infine, semplicemente, perché avverti un disagio. Tutto questo potrebbe dipendere da una errata organizzazione: occorre porre subito rimedio, individuando correttamente il problema e le sue cause.
L’analisi del sistema organizzativo della tua Azienda ti può aiutare a creare nuovi elementi per migliorare l’organizzazione aziendale in maniera assolutamente funzionale ai tuoi obiettivi.
Migliorare le performance dell’organizzazione significa in particolare ottimizzare processi, persone, strumenti e tecnologie. Processi, procedure, organigrammi, ruoli, mansionari e strumenti informativi e tecnologici: sono alcuni degli ingredienti necessari al buon funzionamento e al miglioramento delle performance organizzative. Se si progettano questi aspetti con grande attenzione, si vedono concreti miglioramenti nella vita quotidiana.
Ogni azienda è un meccanismo complesso, i cui ingranaggi sono le persone che interagiscono tra loro, utilizzando strumenti tecnologici. Far lavorare bene le persone tra loro e dotarle degli strumenti giusti è il solo modo per trasformare una macchina poco funzionale in un’azienda di successo.
Ogni organizzazione aziendale vincente richiede un approccio scientifico; i nostri consulenti osservano, riorganizzano e ti forniscono la soluzione più adatta specifica per le tue peculiari esigenze, facendo una sorta di istantanea in cui siano ricompresi dati relativi a:
- organizzazione e le gerarchie funzionali
- processi e procedure
- presenza e chiarezza dei mansionari e dei ruoli
- skills e competenze tecniche
- tools informatici e strumenti/modelli di monitoraggio dei processi
Solo in seguito ad una adeguata progettazione sarà possibile partire avviare l’implementazione operativa per trasformare l’azienda in quella macchina perfetta disegnata in modo sartoriale insieme alle persone chiave.
I nostri consulenti organizzano il loro approccio alla tua azienda in fasi distinte, così da affiancarti direttamente nel tuo contesto lavorativo e quindi poter osservare e capire da vicino i processi e le relazioni in essere.
Attraverso questo “stretto contatto” si arriva all’identificazione del sistema organizzativo della tua impresa grazie a:
- focus group,
- interviste colloquiali,
- resoconti,
- raccolta di documenti
- analisi dei dati.
Ogni problema ha la sua soluzione se è ben definito fin dall’inizio e per farlo è importante guardare, ascoltare il punto di vista di chi ogni giorno lavora e mette in pratica le procedure e i processi aziendali.
Come abbiamo visto, un’organizzazione impeccabile deve coinvolgere tutti i livelli gerarchici e tutte le divisioni compartimentali: ogni risorsa umana, dai top manager agli addetti di ogni singolo processo nell’impresa, deve far propri i protocolli organizzativi e seguirli alla lettera.
Il primo passo da compiere è dunque far proprio il concetto che ogni dipartimento e sistema vada ordinato, regolato, strutturato, organizzato.
Una volta avuto ben chiaro questo concetto, si può procedere ai successivi step che, naturalmente, varieranno a seconda della singola realtà aziendale. A grandi linee, possiamo elencarli nei seguenti:
- Dividere l’azienda per dipartimenti
- Definire ruoli e mansioni nei singoli dipartimenti
- Impostare delle deleghe e basarvi la relativa organizzazione
- Puntare alla Standardizzazione dei processi
- Scegliere e creare gli strumenti di controllo gestione adeguati come l’organigramma, il mansionario aziendale e i cruscotti aziendali
- Gestire il flusso d’informazioni e la comunicazione interna
- Gestire gli obiettivi, le priorità e i carichi di lavoro correttamente.
- Impostare perfettamente il ruolo di ogni persona all’interno dell’organizzazione
- Lasciare autonomia al personale, eliminando inutili percorsi burocratici
Fornire a ciascuno una responsabilità e degli obiettivi prefissati e chiari.
Per organizzare un’azienda bisogna avere uno schema organizzativo chiaro in mente, che parta dall’organigramma aziendale e sia capace di offrire una perfetta mappatura aziendale.
Ognuno ha un proprio modello organizzativo, ma se l’azienda non cresce evidentemente c’è bisogno di allenare la propria mente a un nuovo tipo di organizzazione.
Per modificare la tua organizzazione aziendale hai la possibilità di richiedere una consulenza di business coaching e di apprendere come migliorare i processi e sistematizzare l’impresa attraverso uno dei modelli di riorganizzazione principali:
- Modello funzionale: vengono raggruppate competenze e attività di tipo gestionale, amministrativo, al fine di mettere in atto la riorganizzazione
- Modello strutturale: viene deciso di assegnare il potere decisionale e di azione a specifiche risorse umane, facendo partecipare altre persone dell’impresa solo in presenza di criticità
- Modello organizzativo: in questo caso, è in base alle divisioni che vengono organizzate le attività di gestione
Ci sono aziende che assoldano manager per riorganizzare gli assetti aziendali; a nostro avviso, questo è un errore in quanto l’organizzazione dell’azienda è un compito che deve spettare all’imprenditore: è lui infatti il primo beneficiario di un risultato positivo ed è quindi opportuno che prenda in mano la situazione direttamente.
Un risultato positivo per l’imprenditore passa attraverso la gestione di un’azienda che riesca ad essere solvente, che aumenta di valore costantemente nel tempo, che crei clienti entusiasti di riordinare i prodotti, contenti di pagare per un servizio, che generano passaparola.
Ecco perchè il ruolo di organizzatore nell’azienda deve essere dell’imprenditore, e per farlo ha bisogno di comprendere e attuare il processo di direzione aziendale che consta appunto nel saper organizzare, programmare, controllare e condurre. Le competenze che deve avere chi è preposto all’organizzazione aziendale sono molteplici, ci vogliono non solo competenze imprenditoriali ma anche manageriali.
