La fatturazione elettronica: 8 cose da sapere per adeguarsi

La fatturazione elettronica: 8 cose da sapere

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La fatturazione elettronica è ormai una realtà, che nel 2019 andrà a sconvolgere il modo di fare commercio come lo intendiamo da anni a questa parte.

La cara e vecchia fattura, infatti, non sarà più un foglio di carta, ma un insieme di bit, che viaggerà velocissima da un dispositivo all’altro, e resterà archiviata senza occupare nemmeno un cm di spazio.

Il primo gennaio 2019, quindi, sarà necessario per chiunque si trovi a versare l’imposta sul valore aggiunto, adeguarsi al nuovo sistema per evitare di incorrere in sanzioni pecuniarie e amministrative che possono essere anche importanti. Vediamo quindi quali sono le caratteristiche della fatturazione elettronica, come adeguarsi nel più breve tempo possibile e quali sono i vantaggi del nuovo sistema.

La fatturazione elettronica: 8 cose da sapere per adeguarsi subito al nuovo regolamento

5 milioni di contribuenti. Questo è il numero delle persone coinvolte dalla nuova manovra fiscale, che prevede, tra le altre misure, la fatturazione elettronica in sostituzione di quella cartacea. Una cifra significativa, che comprende migliaia di piccoli e medi imprenditori, che spesso non hanno una struttura di supporto che si occupi delle questioni amministrative e fiscali. Questi imprenditori dovranno quindi imparare al più presto ad adeguarsi alla rivoluzione in atto.

Se stai leggendo queste righe, molto probabilmente fai parte di questi 5 milioni. Ecco perché vogliamo darti qualche consiglio su come affrontare il cambiamento al meglio.

1.Perché la fatturazione elettronica?

La domanda più adeguata sarebbe forse: perché no?

La fatturazione elettronica è ormai una realtà in tantissimi paesi europei ed extraeuropei. Gli obiettivi di questa innovazione sono molteplici: con le fatturazioni elettroniche non ci saranno più faldoni che riempiono interi uffici, lo spreco di carta diminuirà sensibilmente, e soprattutto la lotta all’evasione fiscale riceverà una nuova spinta, secondo le intenzioni dell’Agenzia delle Entrate. L’IVA è infatti una delle imposte più evase in Italia, con una perdita per l’erario pari secondo le stime del ministero dell’Economia di 35 miliardi di euro nel 2017, la cifra più alta in Europa. Il controllo del fisco sarà quindi ancora più serrato rendendo imprescindibile per l’imprenditore formarsi ed evolversi ad una più moderna e controllata gestione.

Infine, l’intera procedura dovrebbe essere sensibilmente snellita, con un notevole risparmio di tempo e denaro per tutte le parti coinvolte.

2.Di cosa si tratta?

La fatturazione elettronica non è altro che l’emissione di una fattura per via telematica. Si differenzia quindi rispetto alla classica fattura cartacea per la necessità dell’utilizzo di un dispositivo come pc, tablet o smartphone – device che sono comunque già in dotazione per qualunque impresa.

Un’altra caratteristica della fatturazione elettronica è la necessità di passare attraverso un gestionale intermedio, definito Sistema di interscambio (SDI). Questo è un sistema attraverso cui devono passare le fatture in uscita, e avrà il compito di verificare la correttezza dei dati prima di smistare il documento al destinatario. Dopo che la consegna è andata a buon fine, l’SDI invierà una ricevuta di consegna al mittente, proprio come avviene con la posta ordinaria. La fatturazione elettronica dovrà contenere gli stessi dati di quella cartacea, con in aggiunta ovviamente l’indirizzo mail del ricevente.

3.La data di inizio

La fatturazione elettronica è una misura prevista dalla Legge di Stabilità del 2018.

Come abbiamo già detto, la data di avvio ufficiale è il primo gennaio 2019. Tuttavia, esistono degli organismi che si sono già adeguati da diversi anni. Per le pubbliche amministrazioni, infatti, la fatturazione elettronica è un obbligo già in vigore dal 2014. Dal primo gennaio, invece, saranno i soggetti privati a doversi adeguare.

4.I soggetti coinvolti

Abbiamo detto che a doversi adeguare sono adesso i privati. Questo vale sia per le fatture emesse da un’impresa nei confronti di un’altra impresa (b2b), sia da un’impresa verso un privato cittadino (b2c). La fatturazione elettronica, inoltre, vale per i soggetti residenti o stabiliti in Italia.

Tuttavia, ci sono delle significative eccezioni all’obbligo.

Ad esempio, per gli operatori che hanno adottato un regime di vantaggio o un regime forfettario la misura non è obbligatoria. Stessa cosa vale per i piccoli produttori agricoli, a cui, tra l’altro, non si applicava neanche l’obbligo di fatturazione cartacea. Ovviamente è fatta salva per loro la possibilità di adeguarsi qualora lo volessero.

fatturazione elettronica digitale

5.Le tempistiche

Il procedimento che porta all’emissione della fattura elettronica è sostanzialmente assimilabile a quello delle fatture cartacee. La fattura digitale viene quindi emessa quando il cliente può disporne. Tuttavia, è stato previsto un periodo di assestamento, che consisterà in un regime transitorio per il primo anno, diviso in due semestri. Per i primi 6 mesi, quindi, la fatturazione elettronica prevedrà l’emissione entro la liquidazione dell’IVA bimestrale o trimestrale. Per i successivi 6 mesi, invece, il termine massimo sarà di dieci giorni. Non sono ancora note le tempistiche successive all’anno di transizione, ma molto probabilmente consisteranno in un termine che va dai cinque giorni fino allo scadere della mezzanotte del giorno di emissione.

6.Le sanzioni

Ne avevamo già parlato qui ma – come si dice – repetita iuvant. Le sanzioni previste in caso di mancato rispetto delle norme sono le stesse di quelle previste per la mancata o tardiva emissione della fatturazione cartacea. A regolare le sanzioni è la legge 471 del 1997.

Per fortuna, per il periodo di regime transitorio le sanzioni non vengono applicate se l’emissione è comunque precedente alla liquidazione periodica dell’IVA. Inoltre, se l’emissione dovesse “saltare” la prima liquidazione ma fosse comunque precedente a quella successiva, la sanzione viene ridotta di un quinto. Il ravvedimento operoso, regolato dall’art. 13 del decreto legislativo 472 del 1997, consente inoltre di ridurre ulteriormente l’ammontare della sanzione.

7.Il procedimento

Per procedere all’emissione della fattura elettronica è necessario dotarsi di alcuni software, che vengono messi a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate. Il software, necessario per tutti i possessori di partita IVA, dovrà consentire l’invio della fattura all’SDI utilizzando il formato XML (Exstensible Markup Language), che è quello universalmente riconosciuto. A quel punto sarà il sistema di interscambio ad occuparsi del resto: accerterà la veridicità delle informazioni contenute, provvederà all’invio al destinatario e alla notifica della consegna al mittente.

Il linguaggio XML è fondamentale, poiché è l’unico a costituire uno “standard” accettato universalmente e, soprattutto, è il linguaggio utilizzato dall’SDI. Ogni altro formato comporterebbe l’impossibilità di invio al sistema e quindi di ricezione da parte del destinatario.

Ciò significa che una fattura in pdf, ad esempio, sarebbe considerata non valida e quindi non emessa, e conseguentemente scatterebbero le dovute sanzioni.

Infine, se qualche dato come la partita IVA del ricevente dovesse essere errato, l’SDI provvederà a notificare il rifiuto della fattura, che dovrà quindi essere riemessa con la stessa numerazione.

8.Il ricevente

Una volta che l’SDI ha effettuato le verifiche del caso, procede all’invio della fattura all’indirizzo di posta elettronica, che deve essere fornito da colui che emette la fattura insieme a tutti gli altri dati necessari.

Il ricevente ha inoltre l’obbligo di conservare la fattura ricevuta per almeno dieci anni. Non basta, però, salvarla sul proprio dispositivo. Del resto, guasti o malfunzionamenti potrebbero compromettere i dati, che possono essere facilmente persi. Per questo, dunque, la fatturazione elettronica ha previsto anche un sistema di archiviazione digitale, regolato direttamente dal Codice dell’amministrazione digitale. Degli appositi software, di cui uno messo a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate, provvederanno all’archiviazione sicura, tramite un codice di attivazione.

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